Zeiterfassungspflicht 2026: Was KMU jetzt tun müssen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt: Alle Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Kein Unternehmen, keine Branche ist ausgenommen, auch nicht KMU mit 5 Mitarbeitern.

Das BAG-Urteil: Was wurde entschieden?

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzurteil (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits heute eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung folgt. Die Pflicht besteht, unabhängig davon, ob ein neues Arbeitszeitgesetz verabschiedet wird. Betriebe ohne Zeiterfassung riskieren Bußgelder und Probleme bei Arbeitsrechtsstreitigkeiten.

Was muss erfasst werden?

Erfasst werden müssen: Beginn der Arbeitszeit, Ende der Arbeitszeit, Dauer der Arbeitszeit inklusive Überstunden sowie alle Pausen (Beginn, Ende, Dauer). Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens 2 Jahre. Bei steuerrelevanten Aufzeichnungen gelten die GoBD-Fristen von 10 Jahren.

Welche Systeme sind zulässig?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Zulässig sind digitale Systeme (NFC-Terminal, App, Web-Stempeluhr), analoge Systeme (Stundenzettel) und mechanische Systeme (Stechuhren). Das System muss zuverlässig, unveränderlich und prüfbar sein.

GoBD-Konformität

Wenn Zeiterfassungsdaten für Lohnbuchhaltung und Lohnsteuer verwendet werden, gelten die GoBD-Anforderungen: Alle Buchungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung speichern, nachträgliche Änderungen protokollieren (unveränderliches Audit-Log), Daten revisionssicher archivieren, DATEV-Export bereitstellen.

Praktische Umsetzung: In 3 Schritten

Schritt 1: System auswählen. Für Betriebe mit festen Standorten ist ein NFC-Terminal die zuverlässigste Lösung. Mitarbeiter stempeln per NFC-Chip in unter einer Sekunde. Für mobile Teams ergänzt eine App das Terminal.

Schritt 2: Onboarding planen. Mitarbeiter müssen über das neue System informiert werden, idealerweise schriftlich. Bei Betrieben mit Betriebsrat ist eine Betriebsvereinbarung notwendig.

Schritt 3: Archivierung sicherstellen. Zeiterfassungsdaten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. GoBD-konforme Archivierung schützt auch bei Betriebsprüfungen.