E-Rechnung: Was dein Betrieb jetzt können muss

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Dieser eine Satz erklärt die meisten Missverständnisse, die uns in Gesprächen begegnen. Wer eine Rechnung als PDF per Mail verschickt, verschickt nach dem Umsatzsteuergesetz eine sonstige Rechnung, auch wenn sie am Bildschirm gut aussieht.

Was seit Januar 2025 gilt

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft zur Pflicht. Der erste Schritt ist bereits scharf: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt formal ein E-Mail-Postfach, praktisch genügt es selten, dazu unten mehr.

Beim Versenden gelten Übergangsfristen:

• bis 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt
• ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen
• ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben ausgenommen. Für Umsätze an Privatkunden ändert sich nichts.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung.

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne Programm sieht man nichts als Auszeichnungssprache. Sie ist der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein PDF, in dem dieselbe XML-Datei eingebettet steckt. Ein Mensch sieht die gewohnte Rechnung, eine Maschine liest die eingebettete Struktur. Für Betriebe, deren Kunden gemischt aufgestellt sind, ist das meist der ruhigere Weg.

Wichtig: Nicht jedes ZUGFeRD ist zulässig. Die alten Profile Basic WL und Minimum reichen nicht aus, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Erforderlich ist mindestens das Profil EN 16931 (früher Comfort).

Woran es in der Praxis scheitert

Die Pflicht zum Empfang ist formal leicht erfüllt. Die Arbeit beginnt danach.

Das Postfach ist kein Archiv. Eine E-Rechnung ist ein steuerrelevanter Beleg und unterliegt der zehnjährigen Aufbewahrung, im Originalformat. Wer die XML-Datei ausdruckt und das Original löscht, hat den Beleg vernichtet. Ein Mailpostfach, das nach zwei Jahren aufgeräumt wird, ist kein zulässiger Aufbewahrungsort.

Niemand liest XML. Kommt die Rechnung als reine XRechnung, braucht es eine Ansicht, die daraus eine lesbare Rechnung macht. Sonst wandert der Beleg ungeprüft weiter oder bleibt liegen.

Prüfen heißt mehr als öffnen. Eine strukturierte Rechnung lässt sich maschinell gegen Bestellung und Lieferschein halten. Genau dort liegt der eigentliche Gewinn, und genau dort passiert bei den meisten Betrieben noch nichts.

Was ein System dafür können muss

Wenn du gerade prüfst, ob deine Software mitkommt, sind das die Fragen, die zählen:

1. Erzeugt sie XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931, nicht nur ein PDF mit Anhang?
2. Liest sie eingehende E-Rechnungen strukturiert ein und legt Betrag, Lieferant, Datum und Steuersätze als Felder ab?
3. Archiviert sie das Original unveränderbar über zehn Jahre, nicht nur eine Ansicht davon?
4. Ordnet sie die Rechnung dem richtigen Vorgang zu, oder landet alles in einem Sammelordner?
5. Gibt sie den Beleg samt Struktur an den Steuerberater weiter?

Der ehrliche Rat

Warte nicht auf 2028. Die Empfangspflicht gilt heute, und deine Lieferanten stellen bereits um, die Belege kommen also ohnehin. Wer den Empfang sauber löst, hat den Versand später fast geschenkt: Dieselbe Struktur, die eingehende Rechnungen lesbar macht, erzeugt auch ausgehende.

Der teuerste Weg ist der, den wir am häufigsten sehen: E-Rechnungen empfangen, ausdrucken, von Hand abtippen und das Original wegwerfen. Das erfüllt die Pflicht auf dem Papier und verschenkt jeden Vorteil, den das Verfahren hat.