Bankabgleich automatisieren: FinTS statt Kontoauszug

Offene Posten sind selten ein Erkenntnisproblem. Sie sind ein Abgleichproblem. Das Geld ist da, die Rechnung ist da. Nur weiß niemand, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, solange es jemand von Hand nachhält.

Was FinTS ist

FinTS (früher HBCI) ist der deutsche Standard, über den Banking-Programme mit Banken sprechen. Fast jede deutsche Bank unterstützt ihn. Für einen Kontoabruf brauchst du drei Dinge: die Bankleitzahl, deinen Zugang und ein Verfahren zur Freigabe, heute meist pushTAN oder chipTAN.

Der entscheidende Unterschied zum manuellen Weg: Die Umsätze kommen strukturiert herein. Betrag, Datum, Verwendungszweck, Auftraggeber und Referenz sind getrennte Felder, keine Textzeilen in einem PDF. Erst dadurch wird die Zuordnung maschinell möglich.

Wo FinTS nicht verfügbar ist, etwa bei manchen Zahlungsdienstleistern, bleibt der Weg über einen CAMT-Import. Weniger bequem, aber ebenfalls strukturiert.

Wie die Zuordnung funktioniert

Eine gute Zuordnung arbeitet in Stufen, nicht mit einer einzigen Regel.

Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Der einfachste und sicherste Fall. Sind die Nummern eindeutig aufgebaut, findet das System sie zuverlässig, auch wenn der Kunde davor und danach etwas dazuschreibt.

Betrag und Zeitraum. Passt der Betrag exakt zu genau einer offenen Rechnung im plausiblen Zeitfenster, ist die Zuordnung meist richtig. Passen mehrere, muss das System fragen statt raten.

Auftraggeber. Der Kontoinhaber stimmt oft nicht mit dem Rechnungsempfänger überein. Die Gesellschafterin zahlt die Rechnung der GmbH. Wer einmal zugeordnet hat, sollte das dem System beibringen können, damit es beim nächsten Mal selbst passt.

Teilzahlungen und Sammelüberweisungen. Der Fall, an dem einfache Lösungen scheitern. Ein Kunde zahlt drei Rechnungen mit einer Überweisung, abzüglich Skonto. Ohne Aufteilung auf mehrere Posten bleibt der Betrag ewig offen stehen.

Was danach von allein läuft

Der Abgleich ist nicht der Zweck. Er ist die Voraussetzung.

Sobald das System weiß, welche Rechnung bezahlt ist, kann das Mahnwesen von selbst laufen: Fälligkeit überschritten, keine Zahlung zugeordnet, nächste Mahnstufe. Niemand muss mehr montags eine Liste durchgehen. Genauso wenig muss jemand eine Mahnung zurückrufen, weil das Geld längst da war.

Auch die Finanzübersicht stimmt erst dann. Ein Umsatz, der noch nicht zugeordnet ist, verzerrt die offenen Posten und damit jede Aussage über die Liquidität.

Und der Jahresabschluss wird zu einem Export statt zu einer Suchaktion, weil jeder Zahlungseingang seinen Beleg hat.

Worauf du achten solltest

• Nur lesend. Für den Abgleich braucht ein System keine Überweisungsberechtigung. Ein reiner Abrufzugang senkt das Risiko erheblich.
• Zuordnen ist ein Vorschlag. Automatik ist gut, stille Automatik ist gefährlich. Unsichere Fälle gehören in eine Prüfliste, nicht ins Nirwana.
• Rückgängig machen können. Eine falsche Zuordnung muss sich lösen lassen, ohne dass die Buchung verschwindet.
• Wo liegen die Zugangsdaten? Bankzugänge sind das sensibelste, was ein Betriebssystem verwaltet. Verschlüsselt, getrennt, auf einem Server in Deutschland. Sonst gar nicht.

Der Aufwand, ehrlich gerechnet

Die Einrichtung eines FinTS-Zugangs dauert eine gute Stunde, die erste Regelrunde für die Zuordnung ein bis zwei Tage im laufenden Betrieb. Danach läuft der Abruf täglich, und die Nacharbeit beschränkt sich auf die Fälle, die das System bewusst offen lässt.

Was wegfällt, ist die Sitzung, in der jemand Kontoauszüge neben eine Rechnungsliste legt.