Verbandswesen

Getrennte Auftritte, eine Verwaltung

Mehrere Organisationen führten jeden Vorgang getrennt. Heute teilen sie sich Technik und Abläufe und treten nach außen trotzdem eigenständig auf.

Ähnliches Vorhaben?

Kunde

Verbandsorganisation

Im System

Mandantenfähig
App für Mitglieder
Steuerberater-Export
Bankabruf
Reisekosten
Dokumentenablage

Was vorher im Weg stand.

Mitgliederdaten lagen in mehreren Listen. Eine Adressänderung erreichte selten alle Stellen.
Der Beitragslauf war Handarbeit: rechnen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge abgleichen, überwiegend in Tabellen.
Veranstaltungen liefen über Formulare und Mails. Teilnehmerlisten entstanden von Hand, Rechnungen noch einmal separat.
Weil mehrere Organisationen nebeneinander bestehen, fiel jeder dieser Schritte mehrfach an.

Was wir gebaut haben.

Eine Mitgliederakte

Stammdaten, Beiträge, Teilnahmen und Schriftverkehr hängen an einem Datensatz. Was sich ändert, ändert sich überall.

Die Mitgliederliste über alle Organisationen, filterbar nach Status, Typ, Innung und Funktion.

Beitragslauf mit Bankabgleich

Beiträge werden berechnet, Rechnungen erzeugt und Zahlungen über den direkten Bankabruf zugeordnet. Offene Posten stehen sichtbar da.

Der Überblick nennt offene Forderungen, offene Verbindlichkeiten und den Bankbestand nebeneinander.

Veranstaltungen im selben System

Anmeldung, Teilnehmerliste, Abrechnung und Reisekosten hängen am Mitglied statt an einem Formulardienst.

Jede Veranstaltung führt ihre Anmeldungen und ihre Auslastung selbst mit.

Das Portal für die Mitglieder, auch als App

Jedes Mitglied sieht seine offenen Rechnungen, seine Anmeldungen und den nächsten Termin selbst. Dieselbe Oberfläche liegt als App im App Store und bei Google Play. Die Hülle umschließt nur das Portal, nicht die interne Verwaltung.

Vier Bildschirme des Portals am Telefon: Übersicht, Rechnungen, Veranstaltungen und das Ticket mit QR-Code.

Mandantenfähig von Grund auf

Jede Organisation hat eigenen Briefkopf, eigene Nummernkreise und eigene Rechnungen. Wer eine Mail bekommt, sieht nur seine Organisation. Die Technik darunter ist geteilt.

Ähnliches Vorhaben?

Was sich geändert hat

Der Beitragslauf ist ein Vorgang statt Handarbeit in Tabellen.
Zahlungseingänge werden über den Bankabruf zugeordnet, nicht abgetippt.
Mitglieder fragen nicht nach, sie sehen im Portal nach.
Der Steuerberater bekommt einen Export statt einer Sammlung.
Ein zweiter Mandant kostet keine zweite Verwaltung.

So geht es weiter

Analyse, kostenlosWir sehen uns an, wie du heute arbeitest.
BeratungWas sich lohnt und was nicht.
Demo, kostenlosEin System mit deinen Abläufen, zum Durchklicken.
AngebotPreis und Umfang. Dann entscheidest du.